1. Verwerkingsverantwoordelijke
WijkMaat is een product van Soep. Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via noa@soep.nu.
- Organisatie: Soep
- Website: soep.nu
- E-mail: noa@soep.nu
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Er zijn twee soorten verwerkingen, met een verschillende rol voor Soep.
Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de gegevens die nodig zijn om het platform zelf te laten werken en om aanvragen te behandelen:
- Accountgegevens (via Clerk): e-mailadres, naam en organisatienaam
- Technische gebruiksgegevens (via Vercel): IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en tijdstippen van toegang
- Aanvraaggegevens uit het contactformulier op onze website: organisatie, naam, e-mailadres, telefoonnummer en de toelichting die u zelf invult
Als verwerker verwerken wij de gegevens die een organisatie zelf in haar eigen omgeving zet. Daaronder vallen contactpersonen, die een bewoner kunnen zijn, een medewerker van een partnerorganisatie, een organisatie of een plek, met naam, e-mailadres, telefoonnummer en de aantekeningen die de organisatie erbij maakt. Ook projecten, taken, notulen en geüploade bijlagen kunnen persoonsgegevens bevatten. De organisatie bepaalt welke gegevens dat zijn en waarvoor ze gebruikt worden. Zie Gegevens die een organisatie zelf invoert onderaan.
3. Doeleinden en rechtsgrond
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, elk met een eigen rechtsgrond:
| Categorie | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Aanmaken en beheren van uw account, authenticatie en autorisatie binnen uw organisatie | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Technische gebruiksgegevens | Beveiliging van het platform, opsporen van misbruik, prestatie-optimalisatie | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Aanvraaggegevens | Beantwoorden van uw aanvraag en het voorbereiden van een overeenkomst | Maatregelen voor het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- Accountgegevens: gedurende de looptijd van uw account. Na verwijdering van uw account worden deze gegevens binnen 30 dagen verwijderd.
- Technische gebruiksgegevens: maximaal 30 dagen (Vercel-logbestanden).
- Gesprekken met Wijkmaatje, de assistent: 30 dagen. Daarna worden de vraag, het antwoord en de opgehaalde gegevens automatisch verwijderd.
- Aanvraaggegevens uit het contactformulier: zolang de aanvraag loopt, en daarna zolang wij die nodig hebben voor de administratie van de overeenkomst die eruit voortkomt.
- Gegevens die een organisatie zelf invoert: die bewaart de organisatie, niet wij. Zij bepaalt de bewaartermijn en kan gegevens zelf verwijderen. Bij beëindiging van de overeenkomst verwijderen wij de omgeving volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
5. Ontvangers en subverwerkers
Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende partijen, die als subverwerker optreden:
| Partij | Doel | Locatie | Waarborg |
|---|---|---|---|
| Clerk | Authenticatie en gebruikersbeheer | VS | EU-VS Data Privacy Framework + SCC |
| Amazon Web Services (AWS) | Database (Aurora PostgreSQL) en bestandsopslag (S3/CloudFront) | EU (eu-west-1) | DPA, data binnen EU |
| Vercel | Hosting en serverlogbestanden | Wereldwijd (CDN) | DPA |
| Anthropic | Taalmodel achter Wijkmaatje, de assistent | VS | DPA, geen training op uw gegevens |
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en delen deze niet voor marketingdoeleinden.
6. Doorgifte buiten de EU
Clerk verwerkt accountgegevens in de Verenigde Staten. Deze doorgifte is beschermd door het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) en aanvullende Standard Contractual Clauses (SCC), conform hoofdstuk V van de AVG.
Onze database (AWS Aurora PostgreSQL) en bestandsopslag (AWS S3) worden gehost in de EU-regio (eu-west-1). Opgeslagen applicatiedata blijft binnen de Europese Unie. Publieke bestanden kunnen via een content delivery network (CloudFront) wereldwijd worden gecachet.
Gebruikt u Wijkmaatje, dan worden uw vraag en de gegevens die daarvoor uit uw omgeving zijn opgehaald verwerkt door Anthropic. Die verwerking kan buiten de EU plaatsvinden. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen mee te trainen. De assistent staat standaard uit en wordt alleen aangezet in overleg met uw organisatie; stelt niemand een vraag, dan verlaat er ook geen gegeven de EU langs deze weg.
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage - u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Rectificatie - u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering - u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen
- Beperking van verwerking - u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken
- Gegevensoverdraagbaarheid - u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
- Bezwaar - u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar noa@soep.nu. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
8. Klacht bij de toezichthouder
Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Cookies
WijkMaat maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de authenticatie (Clerk) en het onthouden van uw sessie. Wij plaatsen geen tracking-, analytische of marketingcookies.
Omdat wij alleen strikt noodzakelijke cookies gebruiken, is toestemming hiervoor niet vereist op grond van de Telecommunicatiewet.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:
- Versleuteling van data in transit (TLS) en in rust (AES-256)
- Tenant-isolatie: elke organisatie heeft uitsluitend toegang tot eigen gegevens
- Tenant-isolatie op applicatieniveau: elke databasequery is gefilterd op de organisatie (
organization_id) - Hosting van applicatiedata binnen de Europese Unie
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in toepasselijke wetgeving. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.
12. Geautomatiseerde besluitvorming
WijkMaat maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 van de AVG. Alle beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor betrokkenen worden door mensen genomen.
Dit geldt ook voor Wijkmaatje. Die beantwoordt vragen over gegevens die al in uw omgeving staan en neemt zelf geen beslissingen; hij wijzigt ook niets zonder dat een medewerker de wijziging eerst bevestigt.
13. Gegevens die een organisatie zelf invoert
WijkMaat is een werkomgeving waarin een gemeente of woningcorporatie haar eigen wijkgerichte werk bijhoudt. Een deel van wat daarin komt te staan zijn persoonsgegevens. Een contactpersoon kan een bewoner zijn, of iemand die bij een partnerorganisatie werkt.
Voor die gegevens is de organisatie verwerkingsverantwoordelijke en is Soep verwerker. Wij verwerken ze uitsluitend in opdracht van de organisatie, leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst, en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden. De organisatie bepaalt zelf wat zij vastlegt, hoe lang zij dat bewaart en wie er binnen haar organisatie bij kan.
Elke organisatie ziet uitsluitend haar eigen gegevens. Die scheiding ligt op twee onafhankelijke lagen vast, in de applicatie en in de database zelf, zodat een fout in de ene laag op zichzelf niet genoeg is om gegevens van een andere organisatie zichtbaar te maken.
Openbare gebiedsgegevens, zoals gemeentecodes en gemeentegrenzen, gebruiken wij als referentiedata om kaarten en overzichten te kunnen tonen. Die gegevens zijn niet herleidbaar tot personen.